ZULHOTEL

Inicio

Resumen de la operación y accesos frecuentes para trabajar sin recorrer todo el menú.

Mis accesos frecuentes

Se adaptan al uso real de este usuario durante los últimos 30 días, respetando permisos y módulos activos.

Estado de hoy

Revise llegadas, salidas y disponibilidad antes de iniciar una tarea.

Próximas reservas y ocupaciones

Movimientos próximos que requieren seguimiento desde recepción.

Estado	Habitación	Ingreso	Salida	Huéspedes	Cliente

Panel corporativo

Comparativo por hotel

Hotel	Habitaciones	Ocupadas hoy	Ocupación hoy	Ingresos período	Alojamiento	ADR	RevPAR

Reservas y ocupación

Empiece por la tarea que necesita. Las opciones especiales permanecen disponibles sin ocupar la pantalla principal.

Nueva / editar reservaDatos principales, huéspedes y observaciones

Datos principales de la reserva

Defina quién asume la cuenta, el tipo de estadía, la habitación, modalidad y fechas.

Cliente que asume la cuenta

Tipo de estadía

Ocasional se registra separado de las noches hoteleras y no altera ADR, RevPAR ni noches vendidas.

Habitación física

Una habitación física comparte disponibilidad en todas sus tarifas.

Modalidad de cobro

La tarifa no crea otra habitación ni otro inventario.

Fecha ingreso

Fecha salida

Huéspedes y ocupación

Agregue los huéspedes y defina condiciones especiales de ocupación cuando corresponda.

Huéspedes

Puede agregar varios huéspedes buscando uno por uno. Cada huésped conserva sus fechas previstas y el registro real de ingreso y salida.

Menor de edad adicionalLos menores deben registrarse individualmente con fecha de nacimiento. Se controlan contra el cupo de menores permitido de la habitación.

Fechas individuales por huésped Opcional

Seleccione huéspedes para definir su ingreso y salida individual.

Observaciones

Observaciones de la reserva

Calendario de disponibilidadSe actualiza automáticamente cada minuto mientras esta pantalla está abierta

ReservadaHuésped en casaEn limpiezaPendiente de limpiezaMantenimientoInactivaTemporada alta

Reservas activas / operaciónListado operativo disponible también aquí, al final de Reservas. Puede expandirlo u ocultarlo.

Estado	Hab.	Ingreso	Salida	Huéspedes	Cliente	Acciones

Reservas activas

Listado operativo de reservas pendientes de ingreso y huéspedes EN CASA, con sus acciones habituales.

Reservas activas / operaciónMuestra reservas pendientes de ingreso, huéspedes EN CASA y, si se configuró, salidas recientes durante el período operativo.

Estado	Hab.	Ingreso	Salida	Huéspedes	Cliente	Acciones

Estado	Código	Hab.	Ingreso	Salida real	Huéspedes	Cliente	Consulta

Huéspedes

Busque primero. Abra la ficha solo cuando necesite registrar o actualizar información del huésped.

Registrar huéspedIdentificación, contacto y datos requeridos para el registro de alojamiento

Identificación y contacto

Complete primero los datos esenciales para reconocer y contactar al huésped.

Tipo de identificación *

Número *

Nombre completo *

Teléfono

Email

Nacionalidad

Datos básicos del viaje

Estos campos hacen parte de la información operativa necesaria para el registro de alojamiento.

Ciudad residencia *

País residencia *

Ciudad procedencia *

País procedencia *

Motivo principal del viaje *

Información adicional y controles Opcional · TRA/SIRE, destino, firma y alertas internas

Fecha de nacimiento

Género

Profesión / ocupación

Ciudad destino

País destino

Observaciones

Huésped extranjero Informado sobre política de datos Este huésped es el mismo cliente / responsable de la cuenta

CLIENTE VETADO

Genera una alerta informativa al intentar registrar el ingreso.

Motivo / antecedente del veto

Registro de alojamiento: la ficha conserva datos base útiles para TRA y campos adicionales para SIRE. ZULHOTEL no transmite automáticamente reportes oficiales.

Documento	Nombre	Nacionalidad	Residencia	Extranjero	Control

Clientes / responsables de pago

Tipo

Nombre / razón social *

Tipo documento

Número documento

Dirección

Ciudad

País

Teléfono

Email

Observaciones

Tipo	Nombre	Documento	Contacto	Crédito	Acciones

Documentos de cobro

Revise primero los saldos ya documentados y luego liquide los consumos nuevos. Un documento emitido nunca se altera por consumos posteriores.

Revise los saldos de documentos anteriores y seleccione los conceptos nuevos por cobrar.

1

Saldos y conceptos pendientes de cobrar

ZULHOTEL separa documentos ya generados con saldo de los nuevos conceptos todavía sin documentar. Esto aplica aun cuando el huésped continúe EN CASA.

Calculando saldos pendientes…

Nuevos conceptos pendientes de documentar

Solo estos conceptos pueden incluirse en una nueva cuenta de cobro o factura. Si un mismo cliente ocupa varias habitaciones, puede consolidarlas en un solo documento global.

Seleccione por lo menos una cuenta pendiente.

2 Forma de recaudo

El documento y el recibo de caja se generarán en una sola operación.

Medio de pago

Observaciones (opcional)

Seleccione una cuenta para calcular pago y saldo.

3

Cargo adicional a una cuentaSolo estadías EN CASA · minibar, acompañante u otro servicio

Reserva / cuenta

Huésped específico (opcional)

Tipo

Impuesto

Descripción

Cantidad

Valor unitario

Documentos generadosHistórico reciente, pagos y reversos

Tipo	Número	Fecha	Cliente	Total	Recaudado	Saldo	Estado

Cartera

Saldos pendientes de documentos activos. Distingue crédito autorizado de obligaciones pendientes de pago inmediato.

Control: todo documento activo con saldo aparece en Cartera. Crédito autorizado conserva plazo; un documento generado “Sin pago ahora” sin crédito válido queda como PENDIENTE INMEDIATO y no autoriza checkout.

1

Análisis por edades de crédito

Las edades aplican únicamente a obligaciones formalizadas como CRÉDITO. Los pendientes inmediatos se controlan por separado y no se consideran cartera vencida.

Resumen por clienteDistribución del saldo entre pendiente inmediato, crédito vigente y edades vencidas

Cliente	Documento	Condición	Fecha	Vence	Habitación	Valor	Abonos	Saldo	Estado
Cargando cartera…

Cuenta del huésped

Busque una estadía, revise su cuenta y continúe a Cobros únicamente cuando corresponda.

Busque por número de habitación, huésped, cliente o reserva para abrir su cuenta.

Alcance y controles del FolioPermisos, modo consulta y operación gradual

OPERACIÓN GRADUAL. El Folio continúa controlado por permisos. El estado de cuenta ZULGUEST es solo lectura y se activa por hotel. El Cierre nocturno se valida por separado y no causa cargos automáticamente mientras esté en simulación.

1

Seleccione la estadía

Puede buscar por habitación, huésped, cliente o código de reserva.

Cierre nocturno

CIERRE NOCTURNO MANUAL CONTROLADO · v0.8.17. Simule primero. El cierre real solo se habilita después de la hora configurada del día siguiente, exige permiso y confirmación, y bloquea duplicados. El modo automático continúa desactivado.

Alertas previas al cierre

Detalle de la simulación

Últimos cierres manuales

Operación Motel / por tiempo

DisponibleReservadaHuésped en casaEn limpiezaPendiente de limpiezaMantenimientoInactiva

Ingreso rápido Motel

Seleccione una habitación limpia y disponible, la modalidad de estadía y registre el pago anticipado cuando el hotel lo exija.

Habitación

La tarifa por tiempo se toma de la habitación seleccionada.

Modalidad

Plan / bloque

El plan define la duración; el valor se toma de la tarifa configurada en la habitación.

Cliente que asume la cuenta

Escriba cualquier parte del nombre o documento y seleccione el resultado.

Huésped principal

Busque por cualquier parte del nombre, tipo o número de documento.

Segundo huésped / acompañante (opcional)

Si ingresan dos personas, ambas quedarán en el mismo registro de entrada Motel.

Valor cobrado al ingresar ($) (pago anticipado)

Escriba el valor efectivamente recibido. Si es menor que la tarifa, el resto quedará pendiente. No cambia el precio configurado de la habitación. Deje vacío para cobrar el total.

Si está activo «Pago al ingresar», se confirmará el valor y el medio de pago antes de registrar el ingreso. Sin pago anticipado, el cargo queda pendiente.

Observaciones

Caja

Consulte el turno, revise saldos pendientes y cierre la caja cuando la operación del día esté lista.

Seleccione fecha y usuario, consulte la caja y revise pendientes antes de cerrar.

Verificación preventiva de turnos · v0.11.28Revisión de integridad, arqueos y turnos extendidos. Solo consulta: no realiza cierres.

Control administrativo de los últimos 45 días. Separa diferencias de efectivo de inconsistencias de asociación de documentos. No reemplaza el arqueo físico.

Aún no se ejecuta el diagnóstico.

Cajas pendientes de cierre

Vista administrativa de fechas y usuarios que todavía tienen facturas o recibos sin cierre diario.

Consultando cajas abiertas...

Reglas históricas de cierre y reaperturaConsulte este detalle cuando necesite corregir o reabrir un período

Cierre diario: consolida por usuario los movimientos del día. Una vez cerrado, el usuario no puede registrar nuevos movimientos financieros hasta que un Administrador reabra la caja con una observación obligatoria. Cierre mensual fuerte: consolida el mes terminado y lo bloquea para ajustes financieros. La reapertura mensual debe realizarse desde el último mes cerrado hacia atrás y luego reconstruirse en orden cronológico.

1

Consulte la caja del usuario seleccionado

La fecha y el usuario determinan la consulta. Los turnos incluyen toda su jornada aunque cruce medianoche.

CAJA ABIERTASeleccione fecha y usuario para consultar el estado.

2

Revise pendientes y finalice el turno

Antes de cerrar, confirme los documentos y recibos del día. ZULHOTEL conserva los saldos pendientes si decide cerrar con cartera abierta.

Documento	Hora	Cliente	Total	Pagado	Saldo	Estado

Recibos de caja generadosPagos recibidos y estado del cierre

Recibo	Hora	Cliente	Documento origen	Forma de pago	Valor	Estado cierre

Desglose operativoClientes, huéspedes y conceptos facturados

Clientes facturados

Huéspedes facturados

Consumos / conceptos facturados

Cierres diarios registradosHistórico e informes detallados del turno consultado

Incluye los cierres diarios y por turnos, aunque una consulta por fecha muestre 0 movimientos.

Cierre mensualFunción administrativa · utilícela únicamente al terminar el período

ZULGUEST · Experiencia digital del huésped

Las novedades se sincronizan automáticamente. Las pendientes se resaltan en rojo. La notificación del navegador funciona mientras ZULHOTEL esté abierto.

Ingreso Express pendientes

Se muestran las solicitudes del día y cualquier solicitud pendiente de atención. Las anteriores ya cerradas permanecen disponibles al activar la opción.

Pedidos de servicios y experiencias

Solicitudes Salida tardía inteligente

Catálogo de servicios / Venta adicional

Informes y análisis

Seleccione el período una sola vez y luego elija si desea revisar indicadores, abrir Intelligence, imprimir un informe o exportar datos.

1

Período de consulta

Este rango se utiliza en los indicadores rápidos, informes operativos y exportaciones.

2

Resumen rápido

Una lectura ejecutiva del período seleccionado antes de abrir un informe detallado.

Análisis

ZULHOTEL Intelligence

Dashboards para ocupación, ingresos, rendimiento, comportamiento de reservas y proyección.

Más análisis

Impresión

Informes operativos

Documentos listos para revisar, imprimir o guardar como PDF desde el navegador.

Datos

Exportaciones

Descargue información para análisis externo, conciliaciones o integraciones.

Integración de facturación electrónica

El plano DIAN es un archivo de integración para mapear con un proveedor de facturación electrónica; no es el XML UBL firmado para transmisión directa.

Control TRA / SIRE

Identifique rápidamente qué huéspedes requieren seguimiento y registre el control interno de los reportes realizados.

Importante: este módulo es una ayuda de control interno. Marcar “reportado” no sustituye el registro en las plataformas oficiales del MinCIT (TRA/SIAT) ni de Migración Colombia (SIRE).

1

Período y consulta

Consulte el rango que necesita controlar. La exportación conserva el mismo período.

2

Huéspedes del período

Use los filtros para concentrarse solo en pendientes o extranjeros.

Ingreso	Hab.	Huésped	Documento	Extranjero	TRA	SIRE

Habitaciones

Número *

Tipo / categoría

Se usa en ZULHOTEL Intelligence para agrupar habitaciones.

Nombre / descripción

Cantidad de camas

Máximo huéspedes adultos

Independiente del número de camas. Ej.: una cama doble puede alojar 2 adultos.

Menores adicionales permitidos

Cupo adicional para menores de 18 años que comparten la habitación con los adultos.

Habitación física habilitada

El número de habitación identifica un único inventario.

Inventario único: no duplique la habitación para cobrar de otra forma. Active aquí una o ambas modalidades tarifarias.

Tarifa por habitación

Valor por habitación / noche · temporada baja.

Alta · por habitación Ofrecer en reserva web

Tarifa por huésped

Valor por huésped / noche · temporada baja.

Alta · por huésped Ofrecer en reserva web

Tarifas especiales de esta habitación

Amanecida, plan ocasional y descuentos recurrentes se configuran por habitación.

Habilitar amanecida

Amanecida disponible desde

Amanecida finaliza a las

Valor amanecida

Horario y precio de Amanecida por habitación: son independientes del plan por tiempo. En una habitación ya creada, los cambios de hora se guardan automáticamente y se verifican. El precio no cambia. En una habitación nueva, guarde primero la habitación.

El horario se guarda por habitación.

Plan ocasional · baja

Plan ocasional · alta

Descuento promocional Hotel

Valor del descuento

Ej. 15 = 15% de descuento. Solo se aplica en las fechas con una promoción vigente de Modo Hotel o Ambos.

Notas de mantenimiento

Hab.	Tipo	Camas	Adultos	Menores adic.	Modalidades tarifarias	Tarifas	Web	Estado

Temporadas y promociones

Temporadas altas

Temporada	Inicio	Fin	Estado

Días valle / promociones recurrentes

Control de limpieza

Trabaje primero sobre las habitaciones pendientes y en proceso. Las habitaciones limpias permanecen ocultas hasta que necesite consultarlas. La pantalla se actualiza automáticamente cada minuto.

Al finalizar la salida de la última persona, la habitación queda automáticamente PENDIENTE DE LIMPIEZA. Si el checklist está activo, solo vuelve a LIMPIA cuando la revisión final queda aprobada sin novedades.

Configurar checklist de entregaAdministración · abra solo para crear o modificar verificaciones

Observaciones para mantenimientoNovedades detectadas durante la entrega de habitaciones

El Administrador puede marcarlas como enviadas a mantenimiento y posteriormente resueltas.

Últimos movimientosHistorial reciente de cambios de estado

Minibar

Revise una habitación a la vez. ZULHOTEL calcula consumo, reposición y cargo antes de guardar.

1

Seleccione la habitación

Cargue el inventario esperado antes de contar. Si cambia de habitación deberá volver a cargarlo.

Habitación

Seleccione una habitación y cargue su inventario.

2

Cuente lo encontrado

Digite únicamente la cantidad física encontrada; el sistema calcula el consumo y la reposición.

Aún no se ha cargado una habitación.

Sin revisión cargada.

3

Revise y confirme

Agregue una observación si es necesario y confirme solo después de revisar el resumen.

Observaciones

Kit / productos del minibarAdministración · precios, impuestos y cantidad objetivo

Revisiones recientesHistorial de consumos y reposiciones registradas

Usuarios del sistema

Usuario	Nombre / contacto	Rol	2FA	Último ingreso	Estado

Roles y permisos por módulo

El perfil base define el nivel máximo del usuario. Los permisos por módulo permiten decidir qué puede ver y operar cada rol. El rol Administrador base conserva acceso total para evitar bloquear la administración del hotel. ZULHOTEL incluye el rol Camarera para Housekeeping móvil y permite crear tantos roles personalizados como necesite.

Rol	Perfil	Descripción	Usuarios	Estado	Acciones

Parametrización del hotel

Auditoría de operaciones

Uso de pantallas · últimos 30 días

Indicador de usabilidad agregado del hotel. No reemplaza la auditoría formal de operaciones.

Pantalla	Accesos	Usuarios	Último acceso
Sin datos de navegación todavía.

Fecha	Usuario	Acción	Módulo	ID	Detalle

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Próximas reservas y ocupaciones

Panel corporativo

Grupo hotelero

Comparativo por hotel

Reservas y ocupación

Datos principales de la reserva

Huéspedes y ocupación

Observaciones

Gestión individual de huéspedes

Reservas activas

Historial de reservas

Huéspedes

Identificación y contacto

Datos básicos del viaje

Directorio de huéspedes

Clientes / responsables de pago

Crédito autorizado

Condiciones comerciales

Documentos de cobro

Saldos y conceptos pendientes de cobrar

Nuevos conceptos pendientes de documentar

Facturación fraccionada

Cartera

Análisis por edades de crédito

Cuenta del huésped

Seleccione la estadía

Cuenta de estadía

Movimientos de la cuenta

Documentos vinculados

Pagos vinculados

Cierre nocturno

Revisar fecha hotelera

Alertas previas al cierre

Detalle de la simulación

Últimos cierres manuales

Operación Motel / por tiempo

Estado de habitaciones

Ingreso rápido Motel

Habitaciones en servicio

Caja

Mi turno de caja · apertura y cierre

Entrega de valores al administrador

Turnos abiertos de cajeros

Custodia y entrega de efectivo

Cajas pendientes de cierre

Consulte la caja del usuario seleccionado

Revise pendientes y finalice el turno

Revise la liquidación antes del cierre definitivo

Documentos del día

Clientes facturados

Huéspedes facturados

Consumos / conceptos facturados

ZULGUEST · Experiencia digital del huésped

Centro de atención ZULGUEST

Ingreso Express pendientes

Solicitudes del huésped

Pedidos de servicios y experiencias

Solicitudes Salida tardía inteligente

Catálogo de servicios / Venta adicional

Informes y análisis

Período de consulta

Resumen rápido

ZULHOTEL Intelligence

Informes operativos

Exportaciones

Control TRA / SIRE

Período y consulta

Huéspedes del período

Habitaciones

Tarifas especiales de esta habitación

Temporadas y promociones

Temporadas altas

Días valle / promociones recurrentes

Control de limpieza

Trabajo de habitaciones

Checklist de entrega ·